Vacature: Document Controller – Large Projects | Utrecht | Gasunie | Voordurend®

Document Controller – Large Projects

Gasunie zoekt een Senior Document Controller voor het Waterstof project. Dit project legt een landelijk waterstofnetwerk aan.

Het netwerk verbindt vijf industrie clusters met elkaar, met het buitenland en met plekken voor import en opslag van waterstof. We leggen het netwerk aan met deels bestaande en deels nieuwe pijpleidingen. Voor de verduurzaming van de industrie zijn CO₂-vrije gassen onmisbaar.

Door het gebruik van CO2-vrije waterstof als grondstof en brandstof in de industrie kan de uitstoot worden verminderd en leveren we met dit project een belangrijke bijdrage aan de energietransitie. We zoeken iemand die helpt om alle documentatie goed te organiseren en bij te houden voor een aantal deelprojecten. Daarnaast vragen we jou om ondersteuning te geven aan andere grote Warmte en/of CO2 projecten in de omgeving Utrecht – Den Haag.

Waar ga je werken?
Standplaats is Utrecht. Daarnaast zul je reizen naar andere kantoorlocaties waaronder naar Groningen waar ons hoofdkantoor is gevestigd en is deels thuiswerken mogelijk.

Inschaling van de functie Document- en bestandsbeheerder 55

Salaris van € 3.912 tot € 5.326 bruto per maand (schaal 55) op basis van een fulltime dienstverband. Hier bovenop ontvang je een vaste 13e maand (vakantiegeld) en 14e maand

20 vakantiedagen bij een fulltime dienstverband. Wil je meer vrije dagen? Met je flexibel keuzebudget koop je tot wel 27,5 extra verlofdagen.

Reiskosten woon-werk € 0,23 per km.

Een maandelijks thuiswerkvergoeding:  € 24,50 (netto)

Inzet: 32-40 uur per week (max.1840 uur p.w  o.b.v. fulltime/naar rato)

Duur van de opdracht: 01-04-2026 t/m 31-12-2027 (optie verlenging)

Sluiting vacature: 31-03-2026 ( 10:00 uur)

Interview datum: 09-04-26  ( In de ochtend )

Voor deze functie is inzet op ZZP-basis niet mogelijk.

Wat ga je doen?
Als Document Controller ben je verantwoordelijk voor gestructureerd beheren en beheersen van alle officiële projectdocumentatie gedurende de hele levenscyclus van een project.

Je zorgt dat alle documentatie tijdig en correct wordt geïdentificeerd, geclassificeerd, opgeslagen en gedistribueerd volgens de kwaliteitsnormen en interne richtlijnen van Gasunie en lever je stuurinformatie op voor het projectmanagement. Je speelt een cruciale rol in het waarborgen van de toegankelijkheid, integriteit en traceerbaarheid van alle projectdocumentatie. Je zorgt voor de traceerbaarheid van documenten door het toepassen van metadata en voor tijdige distributie na een review cyclus.

Daarnaast ga je als onderdeel van het Document Control team een belangrijk bijdrage leveren aan het verder professionaliseren van het vakgebied. Dit omvat het toewerken naar een centrale dienstverlening, uniforme werkwijze, het vergroten van de overdraagbaarheid van onze werkzaamheden, het inkoop- en implementatietraject van een nieuw DMS en doorontwikkeling naar een data- en informatie gedreven werkwijze.

Binnen het waterstofproject ben je zelfstandig werkzaam en o.a. verantwoordelijk voor:

• Documentbeheer & Nummering: Consistente documentnummering, identificatie, archivering en traceerbaarheid van alle projectdocumenten.
• Wijzigingen & Distributie: Beheersen van document statussen, metadata, reviewcycli en tijdige distributie van documenten en commentaren.
• Transmittals & Registers: Verwerken van inkomende en uitgaande transmittals en onderhouden van het Master Document Register (incl. controles bij externe partijen).
• Kwaliteit & Compliance: Controleren van documenten op kwaliteit, integriteit en naleving van geldende richtlijnen en standaarden.
• Rapportage & Inzicht: Beschikbaar stellen van voortgangs- en statusrapportages voor projectteams en management.
• Ondersteuning & Communicatie: Adviseren van projectteams en externe partijen, vergroten van bewustwording en fungeren als centraal aanspreekpunt voor document control en SharePoint.
• Overleg & Systeembeheer: Deelname aan projectoverleggen en beheren van toegangen en autorisaties binnen SharePoint.

Wat vragen we van je?
We zoeken iemand die zorgvuldig werkt, goed kan samenwerken en energie krijgt van structuur aanbrengen. Om succesvol te zijn als Document Controller, breng je het volgende mee:

• Minimaal MBO-4 werk- en denkniveau.
• BIM certificaat is een pré, ervaring als informatiemanager is een pré.
• Minimaal 5 jaar ervaring met bij voorkeur Document Management en/of Informatie Management in grote (technische) projecten.
• Ervaring met of bijgedragen aan de doorontwikkeling van dit vakgebied. Ervaring met DMS implementaties is een pré
• Ervaring met Document Management Systemen zoals SharePoint, SDx of vergelijkbare platforms.
• Kennis van documentbeheerprocessen zoals versiebeheer, archivering, metadata, reviewcycli, documenttypes, classificatie, distributiematrices en het Master Document Register (MDR).
• Affiniteit met software zoals MS Office (Word, Excel, Outlook) of je bent in staat om nieuwe softwaretoepassingen snel te leren en deze kennis te delen met collega’s.

Als persoon

• Heb je goede communicatieve vaardigheden die je combineert met overtuigingskracht om interne en externe stakeholders mee te nemen in de werkwijze en verbeteringen.
• Heb je een goed organisatorisch vermogen: je hebt overzicht en kan goed prioriteren, ook als je aan meerdere projecten werkt.
• Werk je gestructureerd en nauwkeurig en heb je oog voor detail en kwaliteit bij het verwerken en controleren van documenten.
• Heb je een proactieve en zelfstandig werkhouding: je denkt mee, signaleert kansen en draagt bij aan duurzame oplossingen.
• Ben je flexibel, pragmatisch en resultaatgericht: je kunt goed omgaan met veranderingen: je speelt snel en effectief in op nieuwe situaties.
• Ben je een echte teamplayer.

Over Gasunie en de afdeling
Gasunie is een netwerkbedrijf voor energie. In Nederland en Noord-Duitsland beheren en onderhouden we de infrastructuur voor grootschalig transport en opslag van aardgas.

Dit zal met de energietransitie steeds verder verschuiven naar groen gas en waterstof. Daarnaast werken we mee aan de aanleg en het beheer van netwerken voor warmte en CO₂. Wij zorgen ervoor dat dit deel van de energievoorziening veilig, ongestoord en zo duurzaam mogelijk gebeurt. Zodat iedereen altijd over energie kan beschikken.

Over de afdeling
Onze afdeling Document Control for Large Projects bestaat uit ruim 15 collega’s. Onze dienstverlening is gericht op grote projecten: je werkt dan ook in grote projecten. Samen vormen we een team van Document Controllers die met elkaar in verbinding staan en samen het vakgebied verder willen professionaliseren.